Berichte-Vorlagen
Die Funktion der Berichte-Vorlagen ermöglicht es dir, individuelle Berichte passend für die Bedürfnisse deines Instituts zu erstellen. Wähle hierfür im Admin-Bereich den Berichte-Vorlagen Button, gebe deiner Vorlage einen Namen und klicke auf erstellen. Du befindest dich jetzt im Berichtseditor der es dir ermöglicht, deinen Bericht durch verschiedene Bausteine aufzubauen. Du kannst deinem Bericht hier noch eine Beschreibung geben und den Startmonat und die Dauer in Monaten festlegen. Dies kann später durch die Person, die den Bericht erstellt, angepasst werden. Alle Änderungen müssen gespeichert werden, damit sie für die fertige Vorschau (oben rechts) übernommen werden.
Der Berichtseditor mit deinem gewählten Titel und Platz für eine Beschreibung
Hinzufügen von Bausteinen
Jedes Element in deinem Bericht ist ein individueller Baustein, das heißt, für jede Überschrift, jeden Zwischentext und jede Auflistung von Aktivitäten muss ein Baustein hinzugefügt werden. Es gibt verschiedene Arten von Bausteinen, die durch einen Klick auf Neuen Baustein hinzufügen ausgewählt werden können.
Die verschiedenen Bausteine, die dir im Berichtseditor zur Verfügung stehen
Die einzelnen Bausteine können nach dem Erstellen in der Reihenfolge über die Punkte links per Drag&Drop verschoben werden. Du kannst dir mit einem Klick auf den Button Vorschau oben rechts immer ansehen, wie dein Bericht aussehen würde. Gehe im Browser einfach zurück, um wieder zum Editor zu gelangen.
Variablen
Über den Button Variablen kannst du deiner Berichts-Vorlage ein Feld hinzufügen, welches beim Generieren des Berichts ausgefüllt werden kann. So kann das Erstellen von Berichten flexibler gestaltet werden. Zudem kannst du diese Variable auch in deinen Textbausteinen verwenden.
Über dieses Widget kannst du deinem Berichts-Template individuelle Datenfelder hinzufügen, die beim Erstellen des Berichts angepasst werden können
Um dem Berichts-Template ein varibales Feld hinzuzufügen, müssen folgende Felder ausgefüllt werden:
- Key: Einen einzigartigen Identifier für das neue Datenfeld (ohne Leerzeichen)
- Typ: Die Art deines Feldes. Zur Auswahl stehen string, integer, float und boolean
- Bezeichnung: Eine eindeutige Bezeichnung deines Feldes. So wird dein Feld im Template bezeichnet
- Standardwert: Der Wert, der default im Feld steht
Um eines der variablen Felder mit in ein Textfeld einzubauen, kannst du den notwendigen Code dafür direkt unter dem Standardwert kopieren.
Text-Bausteine
Text-Bausteine benötigst du um Überschriften und Textelemente in deinem Bericht zu erstellen. Für jede Überschrift und Textabschnitt musst du einen individuellen Baustein erstellen, da die Schrift für den gesamten Text im Feld festgelegt ist. Du erstellst also beispielsweise einen Text-Baustein mit der Schrift Überschrift 1 und einen mit Absatz.
Erstelle zwei Text-Bausteine um deinem Bericht unterschiedliche Arten von Text hinzuzufügen. Hier kannst du auch den Code für dein variables Feld einfügen, um diesen Teil des Textes individuell anpassen zu können
So sieht dein Bericht aktuell aus
Wenn du jetzt zum Beispiel im Feld Jahr eine andere Zahl eingibst, ändert sich diese auch im unten stehenden Text.
Aktivitäten-Bausteine
Um alle Aktivitäten, die im oben gewählten Zeitraum in OSIRIS hinzugefügt wurden, im Bericht aufzulisten, fügst du einen Aktivitäten-Baustein hinzu. Hier kannst du mithilfe der IDs der Aktivitäten die aufzulistenden Beiträge filtern, indem du folgenden MongoDB Befehl in das Feld eingibst:
1 | |
Durch diesen Befehl würdest du zum Beispiel alle Aktivitäten, die mit der ID publication versehen sind, auflisten.
Möchtest du zudem alle Poster auflisten, erstellst du einen neuen Aktivitäts-Baustein und gibst folgenden Befehl ein:
1 | |
Wenn du komplexere Filteroptionen nutzen möchtest, nimmst du am besten die erweiterte Suche zur Hilfe. Hier kannst du verschiedene Filter anwenden und dir den entsprechenden MongoDB Befehl mit einem Klick auf Zeige Filter rüber kopieren. Als Beispiel werden wir hier nach dem Vornamen Martinique filtern.
1 | |
Aktivitäten (mit weiterem Feld)
Neben den aufgelisteten Aktivitäten kannst du über diesen Baustein auch eine Auflistung der Aktivitäten mit einem weiteren Feld hinzufügen.
Über dieses Feld kannst du eine Auflistung von Aktivitäten mit einem extra Feld hinzufügen. Zudem kannst du die Auflistung nach einem bestimmten Kriterium sortieren
So sieht die sortierte Auflistung der Aktivitäten nach Titel aufsteigend mit dem extra Feld Monat aus
Zudem kannst du deine Einträge auch über Sortierung nach einem bestimmten Kriterium entweder auf- oder absteigend sortieren lassen.
Tabellen-Bausteine
Du kannst eine Tabelle in deinen Bericht einfügen, die Werte über bestimmte Kriterien aggregiert. Auch hier kannst du die Aktivitäten filtern, als Beispiel nehmen wir den gleichen wie bei den Aktivitäten.
Nehmen wir an, wir möchten eine Tabelle haben, die die Anzahl der unterschiedlichen Aktivitäten über die letzten Jahre auflistet. Dafür wählen wir als Erste Aggregation (y-Achse) type und als Zweite Aggregation (x-Achse) year.
Die Einstellungen für einen Tabellen-Baustein aggregiert nach "type" über Jahre und das Ergebnis
Man kann hier auch auswählen, dass die Angaben auf den oben gewählten Zeitraum beschränkt werden. Hier bietet sich beispielsweise eine Aggregation über die Monate an.
Die Einstellungen für einen Tabellen-Baustein aggregiert nach "type" über Monate für den gewählten Zeitraum und das Ergebnis
Linie-Bausteine
Um die unterschiedlichen Einträge deutlicher in deinem Bericht voneinander zu trennen, kannst du mit dem Linien-Bausteine eine Trennlinie hinzufügen.
Hier siehst du die Anordnung unterschiedlicher Bausteine für deinen Bericht
So sieht dein Bericht mit den vielen Bausteinen aus
Wenn du die Vorlage so speicherst, kann in Zukunft jeder Nutzende, der dazu berechtigt ist, einen Bericht dieser Art erstellen. Unter Export&Import → Berichte sieht deine Vorlage so aus:
So sieht das erstellte Berichte-Template für die Nutzenden mit den variablen Feldern aus
Hier können Start-Jahr, -Monat und die Dauer in Monaten, die der Bericht umfassen soll, eingestellt werden. Zudem können hier die variablen Felder entsprechend angepasst werden. Der fertige Bericht, der deiner Vorschau im Editor ähneln sollte, kann entweder als MS Word Dokument oder als HTML exportiert werden.