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Betriebsvereinbarung und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

OSIRIS verarbeitet Forschungsinformationen, die häufig mit Beschäftigten verknüpft sind. Dazu gehören beispielsweise Publikationen, Projekte, Vorträge, Lehrveranstaltungen und weitere wissenschaftliche oder wissenschaftsnahe Aktivitäten. Aus diesen Daten lassen sich Berichte erstellen, öffentliche Forschungsprofile pflegen und Entwicklungen sichtbar machen. Gleichzeitig können dieselben Daten Rückschlüsse auf einzelne Personen, Arbeitsbereiche oder zeitliche Verläufe erlauben.

Dieser Leitfaden unterstützt Forschungseinrichtungen dabei, die Nutzung von OSIRIS gemeinsam mit Interessenvertretung, Datenschutz, IT und Fachabteilungen zu regeln. Im Mittelpunkt stehen nicht fertige Vertragstexte, sondern die Entscheidungen, die eine Einrichtung vor der Einführung treffen sollte.

Keine Rechtsberatung

Dieser Leitfaden ist eine fachliche Orientierung und keine Rechtsberatung. Eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung muss an die Rechtsform, das anwendbare Personalvertretungsrecht, das Landesrecht, bestehende Vereinbarungen und die konkrete Konfiguration der Einrichtung angepasst werden.

Betriebsrat oder Personalrat?

Der Leitfaden verwendet überwiegend die Begriffe Betriebsvereinbarung und Betriebsrat. Bei öffentlich-rechtlich organisierten Einrichtungen können stattdessen eine Dienstvereinbarung, ein Personalrat und das jeweils anwendbare Personalvertretungsrecht maßgeblich sein.

Das Wichtigste in Kürze

Eine tragfähige Regelung besteht normalerweise nicht nur aus einer Betriebsvereinbarung:

Dokument Leitfrage Typischer Inhalt
Betriebs- oder Dienstvereinbarung Was darf OSIRIS im Beschäftigungskontext und unter welchen Bedingungen? Zwecke, Grenzen, Rechte, Mitbestimmung, Kontrollausschluss, Änderungsverfahren
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) Wie werden personenbezogene Daten tatsächlich verarbeitet? Zwecke, Daten- und Personenkategorien, Empfänger, Löschfristen, Schutzmaßnahmen
Rollen- und Berechtigungskonzept Wer darf was sehen und bearbeiten? Rollen, Rechte, Vergabe, Entzug, regelmäßige Kontrolle
Lösch- und Aufbewahrungskonzept Wann werden welche Daten gelöscht, anonymisiert oder archiviert? Fristen, Ereignisse, Verantwortliche, Ausnahmen, technische Umsetzung
Verzeichnis der Berichte und Exporte Welche Auswertungen sind zulässig? Zweck, Auftraggeber, Inhalt, Personenbezug, Empfänger, Verantwortliche
Technisches Betriebskonzept Wie wird OSIRIS sicher betrieben? Hosting, Authentifizierung, Backups, Protokollierung, Updates, Wiederherstellung
Datenschutzhinweise Was müssen betroffene Personen wissen? Transparenzinformationen, Rechte, Kontakte, Rechtsgrundlagen

Empfohlener Grundsatz

Die Betriebsvereinbarung sollte stabile Regeln und Grenzen enthalten. Veränderliche Details gehören in versionierte Anlagen oder Nebenkonzepte, deren Änderungsverfahren wiederum in der Betriebsvereinbarung geregelt ist.

Warum OSIRIS mitbestimmungs- und datenschutzrelevant ist

Forschungsinformationen sind nicht automatisch unkritisch, nur weil viele Ergebnisse bereits veröffentlicht sind. In OSIRIS werden Informationen zusammengeführt, strukturiert, mit Personen verknüpft und auswertbar gemacht. Dadurch kann eine neue Qualität der Verarbeitung entstehen.

Typische Risiken sind:

  • Aus ursprünglich getrennten Quellen entsteht ein umfassendes Personenprofil.
  • Vollständigkeit, Anzahl oder Zeitpunkt von Aktivitäten werden als Leistungsindikator interpretiert.
  • Dashboards ermöglichen unbeabsichtigt Personen- oder Abteilungsvergleiche.
  • Rollen erhalten mehr Einblick, als sie für ihre Aufgabe benötigen.
  • Berichte werden für andere Zwecke weiterverwendet.
  • freiwillige Profilangaben werden faktisch erwartet;
  • Daten ehemaliger Beschäftigter bleiben ohne klare Zweck- und Fristprüfung erhalten.
  • neue Schnittstellen, Datenfelder oder Auswertungen verändern die ursprüngliche Verarbeitung.

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG besteht ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung bestimmt sind. Bei Forschungsinformationssystemen sollte deshalb nicht allein auf die erklärte Absicht geschaut werden, sondern auch auf die technisch mögliche Nutzung.

Häufige Fehler

Die BV enthält jedes technische Detail

Dadurch wird sie schnell veraltet. Besser sind stabile Grundsätze und kontrolliert versionierte Anlagen.

Die BV ist sehr allgemein, Anlagen fehlen

Dann bleiben Daten, Rollen, Berichte und Fristen unklar. Flexibilität benötigt trotzdem überprüfbare Dokumentation.

Alle Daten bleiben für Statistik erhalten

Statistik ist kein Freibrief für unbegrenzte personenbezogene Speicherung. Zweck, Erforderlichkeit, Aggregation und Anonymisierung müssen konkret geprüft werden.

Freiwillige Felder sind nur im Handbuch als freiwillig bezeichnet

Freiwilligkeit sollte unmittelbar im Eingabeprozess sichtbar und praktisch folgenlos sein.

Das VVT wird einmal erstellt und danach nicht mehr geprüft

Ein VVT muss die tatsächliche Verarbeitung abbilden. Änderungen an Rollen, Datenflüssen und Zwecken müssen dort nachvollzogen werden.

Technische Administration und fachliche Auswertung werden vermischt

Technisch umfassender Zugriff bedeutet nicht, dass Daten fachlich genutzt werden dürfen. Rollen und Verantwortlichkeiten sollten getrennt werden.

Weiterführende Quellen